Secretaría Académica

Procedimiento para Viajes de Campo

MANUAL DE PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE VIAJES DE CAMPO 2025 Facultad de Ciencias Naturales e IML Coordinación de Viajes de Campo.

Introducción

Con el objetivo de optimizar la gestión de los viajes de campo y simplificar el proceso para los docentes, se establece el siguiente procedimiento unificado para el año 2025. A partir de la implementación de este sistema en 2022, se elimina la necesidad de presentar notas en papel por Mesa de Entradas para la solicitud de viajes y viáticos, y además, se disminuyen los trámites burocráticos y los tiempos para ello.

Procedimiento de Solicitud (2 Pasos Obligatorios)

Para gestionar cualquier salida de campo, los/as docentes responsables deberán seguir los siguientes dos pasos:

Paso 1: Completar el Formulario de Solicitud Anual Llenar el «Formulario de Solicitud de Viajes 2025» a través del siguiente enlace:

• Link: Formulario ya cerrado por cumplimiento de fecha límite.

IMPORTANTE:

Cuenta requerida: El formulario debe ser completado utilizando su cuenta institucional (@csnat.unt.edu.ar).

• Fecha Límite: La fecha máxima para el envío del formulario es el 31 de marzo de 2025. Cumplir con este plazo es fundamental para la correcta planificación del cronograma anual.

Paso 2: Enviar el Listado de Integrantes.

Descargar el formulario de «Listado de Integrantes», completarlo y enviarlo EN WORD por correo a la coordinación.

• Plazo: Hasta cinco (5) días antes de la fecha de inicio del viaje.

• Correo: coordinacionviajes@csnat.unt.edu.ar

Descarga del Formulario:

• Link: Descargar Formulario de Listado de Integrantes

Este paso es indispensable para la correcta tramitación del seguro de viaje y los viáticos correspondientes.

Organización, Roles y Comunicación

1. Responsable del Viaje: En la planificación anual se debe designar a un/a único/a docente responsable por cada viaje. Esta persona será el punto de contacto exclusivo con la Coordinación para toda la logística. Esta medida es esencial para evitar contradicciones y agilizar la organización.

2. Canal de Comunicación Oficial: Toda comunicación relacionada con los viajes de campo debe realizarse exclusivamente a través del correo electrónico de la coordinación (coordinacionviajes@csnat.unt.edu.ar). No se considerarán oficiales ni se responderán consultas o solicitudes realizadas por otros medios.

Aspectos Logísticos y Administrativos

1. Asignación de Fechas:

La fecha solicitada en el formulario está sujeta a la disponibilidad de los vehículos de la Facultad. En caso de superposición, la Coordinación contactará al responsable para acordar una fecha alternativa.

• Sugerencia: Los meses de Mayo y Octubre presentan una alta demanda. Se recomienda proponer fechas en otros meses para facilitar la organización del cronograma.

2. Documentación y Certificaciones:

Una vez confirmados los pasos 1 y 2, la Coordinación generará y enviará la siguiente documentación en formato digital: Certificación institucional del viaje. Póliza de seguro correspondiente. Estos documentos se enviarán al chofer, a los docentes responsables y una copia a Secretaría Académica.

3. Seguro de la Actividad:

Estudiantes y Docentes FCN: La cobertura del seguro gestionado por la Facultad aplica a estudiantes inscriptos y al personal docente de la institución (cubierto por la ART de la UNT), obligatoriamente con un docente responsable cada 15 estudiantes.

• Docentes/Investigadores Invitados: Aquellas personas de otras instituciones que participen en el viaje deberán presentar su propia certificación de ART que cubra la actividad a realizar.

4. Fichas Médicas de Estudiantes:

Es obligatorio que el docente responsable solicite y recopile las fichas médicas de todos los estudiantes asistentes, y que sea preferentemente la presentada al momento de la inscripción anual por los/as estudiantes.

• Disponibilidad: Todas las fichas deben estar impresas y guardadas juntas en un lugar accesible dentro del vehículo durante todo el viaje.

• Modelo de Ficha: Se debe utilizar la ficha de inscripción anual presentada por los estudiantes. Si no se dispone de ella, el modelo se puede descargar directamente desde el siguiente enlace:

  Link: Descargar Modelo de Ficha Médica

5. Vehículos e Itinerarios:

La Facultad cuenta con los siguientes vehículos:

• Minibús: 19 asientos, para viajes de largo recorrido.

• Colectivo: 32 asientos, para viajes cortos y por la llanura.

Consideraciones importantes:

• Grupos Grandes: Si el número de pasajeros supera la capacidad de nuestros vehículos, la movilidad deberá ser gestionada a través de Rectorado, quedando sujeta a su disponibilidad y confirmación.

• Condiciones del Itinerario: Se solicita planificar rutas por caminos asfaltados y en buen estado.

• Duración y Distancia: Se recomienda que los itinerarios no superen los 3 días de duración y una distancia aproximada de 400 km.

Los viáticos correspondientes serán generados desde la Coordinación, solicitando a Secretaría Administrativa su correspondiente liquidación. Para esto es necesario conocer el listado de estudiantes y docentes participantes.

6. Confirmación Final del Viaje:

La confirmación final de cada viaje dependerá de la disponibilidad presupuestaria.

• Recomendación: Se sugiere a las cátedras con bajo número de estudiantes que consideren realizar actividades en conjunto para optimizar recursos.

• Contacto: Para cualquier consulta, sugerencia o para tratar temas personalmente, puede contactarse con: Coordinador: Geól. José Góngora

• Correo Electrónico: coordinacionviajes@csnat.unt.edu.ar

• Oficina: Gabinete 401 (al lado del Aula 10), Facultad de Ciencias Naturales.

• Horario de Atención: Lunes a viernes, de 10:00 a 18:00 hs.